Event & Meeting Coordinator

Som Event & Meeting Coordinator kommer du vara den som finns på plats för att möta våra konferensgäster och hjälpa dem genom dagen för den bästa upplevelsen. I tjänsten jobbar du i ett team, har lätt för att kommunicera och sköter driften och detaljplaneringen kring våra konferenser och grupper.

Vi söker Dig som är en driven och god organisatör/administratör. Du brinner för att överträffa gästernas förväntan och charmar våra gäster med både leende och yrkesstolthet. Det är viktigt att du är fokuserad i ditt arbete och tycker om att arbeta i ett högt tempo med gästens välbefinnande i fokus.

Den vi söker har stark utstrålning, vågar vara personlig och överraska. Du har passion för yrket och mycket positiv energi. Du är ordningsam, har öga för detaljer och är trygg i dig själv och i din yrkesroll. Du måste vara noggrann i förhållande till registrering såväl som duktig på planering och logistik så att du hela tiden kan utnyttja hotellets tillgängliga mötesrumskapacitet på ett optimalt sätt.

Tjänsten innebär både dagtid, kvällar och helger.

Erfarenhet av liknande jobb är meriterande.

Huvudsakliga arbetsuppgifter:

• Se till att konferenslokalerna är iordningställda med möblering och skyltning
• Välkomna konferensgästerna och stämma av programmet
• Administration av konferens, grupp och eventbokningar, så som detaljplanering, namnlistor, fakturering mm
• Följ upp arrangören på definierade tidsfrister för minskning av antalet deltagare, avbokningar etc.
• Gör merförsäljning av pausmat, merförsäljning av festmenyer och dryckespaket etc.
• Vara en kontakt mellan arrangören och hotellets driftavdelningar.  
• Genomföra uppföljningssamtal med arrangörer för att utvärdera genomförandet för ökad återförsäljning.
• Telefon och mejlhantering, även stöttning av privatbokning                                                                                                                        
  
  

Sista ansökningsdag:  2025-02-10

Rekrytering kommer ske löpande därav kan tjänsten tillsättas innan sista ansökningsdag.

Want to be a part of a fantastic adventure? 

Villa Copenhagen is a social scene in Copenhagen allowing the past, present and future to come together in an inspiring, playful and authentic ambiance.

We live by our values - Contrast, Conscious Luxury and Happiness. These values form our daily lives at Villa Copenhagen as well as guide us towards our vision of being the best hotel FOR the world.

We are currently looking for a Inhouse Sales Agent who wants to be part of the best sales team in the hotel industry.

Are we the perfect match?

You identify with the following

• You thrive in a dynamic environment, maintaining a consistently high level of productivity and operational standards, with a keen eye for detail. You are a true team player, approachable, and have a can-do attitude. You possess a cosmopolitan spirit with a genuine love for Copenhagen and Mother Earth. 

Skills & qualifications needed 

• Great personality with exceptional negotiation skills
• Detail-oriented and service-minded with a flair for client interaction
• Strong communication abilities
• Comprehensive understanding of the hotel industry and the meetings & events business

Responsibilities

• Respond to incoming inquiries from clients.
• Demonstrate creativity in your sales approach by customizing proposals.
• Conduct site inspections with the goal of securing business opportunities.
• Draft, negotiate, and finalize contracts.
• Responsible for own proposals by actively working with Pipeline Management
• Build strong relationships with clients to encourage future and repeat business.
• Client meetings and tour of house 
• Collaborate closely with the F&B Team, Event Team, Planning Team, and Proactive Sales Team

Requirements 

• Minimum of 2 years of experience in a similar role or in the industry
• You either speak one of the Scandinavian languages or English
• Strong written and verbal communication skills

What we can offer (amongst other things)

• Pension
• Health Insurance 
• 4 free hotel night stays per year within the Strawberry chain 
• Our special Villa culture, made up of some of the most passionate people in the business
• A chance to work in one of the most beautiful hotel properties in the Nordics 

The position is a full-time position, reporting to the Director of Sales  

If you see yourself in the above description, then please don’t hesitate in uploading your CV and motivational letter already today and no later than the 10th of January 2025

For questions, please contact the Director of Sales at tina.hansen@villacph.com (no applications) 

Interviews will be held throughout the application period. 

We hire for attitude ….and train skills

Har du fingertoppskänsla när det kommer till personlig service i toppklass? Vill du vara med och förgylla gästers vistelser? Tycker du om att arbeta praktiskt? Är du bra på att bygga proffsiga gästrelationer? Vill du vara en del i ett sammansvetsat team? Vill du vara Avalons ansikte utåt? Då kanske du är den vi söker!

Avalon Hotel är inte bara konst- och designhotellet med poolen som sticker ut över takåsen. Vi har utöver det 101 rum och sviter i 7 olika rumskategorier, två konferenslokaler, en restaurang samt en bar i världsklass - allt för att kunna skräddarsy upplevelser för alla tillfällen. Våra gäster kan förvänta sig en njutningsfull vistelse med minnesvärda möten, mat- och dryck som kittlar smaklökarna och service i toppklass levererad av kunnig och engagerad personal. Avalon Hotel är sedan 1 september 2015 en del av Strawberry och ägs sedan 1 januari 2023 av Stureplangsgruppen.

Arbetsbeskrivning:

Avalon Hotel söker nu en Guest Service/Gästvärd. Tjänsten är ett vikariat på heltid där flexibilitet är a och o. Det är ett varierat arbete där man gör allt från receptionsarbete och parkering av bilar till möblering av konferenslokaler. Man jobbar alltid i team om minst två personer och man jobbar kvällar, dagar och varannan helg. Lön enligt kollektivavtal och startdatum enligt överenskommelse.

Arbetsuppgifter:

• Klassiskt receptionsarbete så som att checka in/ut gäster, svara i telefon, maila och ta emot bokningar
• Parkering av gästers bilar
• Hålla rent och snyggt i reception och lobby.
• Bidra med conciergeservice i form av bagagehjälp, restaurangbokningar etc.
• Möblering av konferenslokaler
• Enklare maintenancearbete
• Övriga uppgifter som tilldelas

Vi kräver att du:

• Har B-körkort och körvana (OBS: manuell och automatisk växellåda)
• Är flexibel och kan rycka in med kort varsel
• Har en genuin känsla för service och förstår vikten av att alltid prestera på topp!
• Har ett öga för detaljer och fingertoppskänsla
• Har en positiv attityd, är engagerad och ställer höga krav på dig själv
• Är initiativtagande och har en förmåga att lösa problem innan de uppstår
• Talar och skriver flytande på såväl svenska som engelska

Vi önskar att du:

• Har erfarenhet av Mews eller likvärdigt hotellbokningssystem
• Har tidigare erfarenhet från hotellbranschen

Vi erbjuder:

• En ansvarsfull tjänst på ett av Sveriges absoluta topphotell
• Förmånliga personalpriser på hotell och restaurang såväl i Sverige som utomlands
• Lokala förmåner hos samarbetspartners
• Goda utvecklingsmöjligheter inom Strawberry

Låter detta som något för dig? Då ser vi fram emot att ta emot just din ansökan med ett CV innehållande foto samt personligt brev.

Ansökan kan endast göras via Strawberry's rekryteringssida, som du finner på nedan länk. Vi rekryterar löpande vilket innebär att tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatumet, så skicka in din ansökan så snart som möjligt.

Eventuella frågor besvaras av Technical Manager Marcus Bengtsson, via e-post på [email protected]

Se www.avalonhotel.se för mer information om hotellet.

Frokost kokk

We are looking for a 100% employee, that is a dynamic, warm and professional.
You will play a crucial role in creating the Sommerro experience and our guest promise: "We give ENERGY to the city."
Defined by our values:

LIGHT (guidance, training and knowledge) 

POWER (support, collaboration and leadership)

WARMTH (welcoming from the heart).

The successful candidate will work efficiently as part of the breakfast team in a strong and effective kitchen department of 60 employees overseeing the various outlets. 

• Ekspedisjonshallen: An all-day dining venue offering a menu of classic brasserie favourites. Serving Oslo best breakfast to our Hotel guests and external guests. up to 500 breakfast guests a day with buffet and A La carte. Special events, VIP groups and private cooking in Villa Inkognito our 11 room private villa.
  
  

What you’ll do, except cooking wonderful food...

• Maintaining the integrity of our brand’s standards in line with the Head Chef and sous chef in your department
• Support the Head Chef/ Sous chef with ideas and techniques while striving to innovate and evolve the menu development
• Have a firm grip on maintaining Sommerro’s food quality and food waste standards
• Make sure that the guest experience is at the heart of what you do
  

What you’ll get out of it...

• A competitive package with plenty of opportunity for professional and personal development
• Flexible work including weekends. Early starts and early finishes
• The chance to work in a creative, highly professional and rewarding environment
• Great staff benefits across the Strawberry family.
  

The qualifications we’re looking for...

• Relevant culinary qualifications and similar experience, as part of a fast-moving culinary team in a busy and dynamic environment
• Have a good understanding of the business with a proven track record of working in large teams
• Fluency in English or a Scandinavian language
• Understanding of HACCP
• Fagbrev 
• Visa or relevant passport to work in Norway (applications without this will not be reviewed)

The personal attributes we’re looking for...

• A passion for hospitality, food and trends
• You’re up for working as part of a dynamic team
• Excellent communication skills and an eye for detail
• Strong organisational skills and a structured, precise and reliable approach
• The ability to take on a large work capacity and multi-task under pressure
• A true passion for creativity and a desire to adapt, learn and try different things
• Enjoy close customer contact and a challenge

We are hiring continuously – so don’t wait to apply!

Sommerro, located in the former headquarters of Oslo Lysverker, marks the revival of a 1930s landmark in one of Oslo's most prestigious neighbourhoods. This exciting venture by Nordic Hotels & Resorts and Strawberry (formerly Nordic Choice Hotels) redefines hospitality with a strong focus on culture and community.

As Oslo’s first neighbourhood hotel, Sommerro is a game-changer, offering 231 rooms and suites, meeting and event spaces, a hub of restaurants and bars, a library, a private cinema, a subterranean wellness area, and the city’s first rooftop pool, sauna, and terrace—a year-round destination with panoramic views of Frogner and the Norwegian capital.

For more information, please contact: Tobias Persson, Executive Chef
[email protected]

www.sommerrohouse.no